En el contexto actual, donde la protección de datos personales es una prioridad para las empresas, contar con un Delegado de Protección de Datos (DPO) se ha convertido en una necesidad. Sin embargo, surge una duda común: ¿Es mejor contratar un DPO interno o externalizar este servicio? Ambas opciones tienen ventajas y desventajas que deben analizarse en función de las necesidades específicas de cada organización. En Microlab, te ayudamos a comprender las diferencias entre un DPO interno y un DPO externo para que puedas tomar la mejor decisión para tu empresa.

¿Qué es un DPO y por qué es necesario?

Un Delegado de Protección de Datos (DPO) es el responsable de supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, asesorar a la empresa en esta materia y actuar como enlace con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). La designación de un DPO es obligatoria en ciertos casos, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), especialmente para organizaciones que manejan datos sensibles o realizan un tratamiento sistemático a gran escala.

Dado el impacto que puede tener una mala gestión de los datos personales, muchas empresas se preguntan si deben contratar un DPO interno o si es más conveniente externalizar este servicio. Analicemos cada una de estas opciones.

DPO interno: ventajas y desventajas

Un DPO interno es un empleado de la empresa que asume la responsabilidad de supervisar la protección de datos dentro de la organización. Esta opción presenta varios beneficios, pero también algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta.

Ventajas de un DPO interno

1. Conocimiento profundo de la empresa: Un DPO interno está completamente integrado en la organización, lo que le permite conocer en detalle los procesos internos y riesgos específicos relacionados con la protección de datos.
2. Mayor disponibilidad: Al formar parte de la plantilla, el DPO está disponible de manera inmediata para atender cualquier incidente o consulta en tiempo real.
3. Coordinación directa con los equipos: La comunicación con otros departamentos es más fluida, lo que facilita la aplicación de políticas de protección de datos.

Desventajas

1. Coste elevado: Contratar y mantener a un DPO en plantilla implica un gasto fijo elevado, incluyendo salario, formación y posibles certificaciones.
2. Riesgo de falta de independencia: Puede existir un conflicto de intereses si el delegado de protección de datos forma parte de la estructura jerárquica de la empresa y debe tomar decisiones que puedan afectar a la dirección.
3. Necesidad de formación continua: La normativa de protección de datos está en constante evolución, lo que requiere que el DPO se actualice periódicamente, generando costos adicionales.

DPO externo: ventajas y desventajas

Un DPO externo es un profesional o empresa especializada contratada para desempeñar esta función de manera independiente. Esta opción también presenta beneficios y posibles inconvenientes que deben evaluarse.

Ventajas de un DPO externo

1. Reducción de costes: Contratar un DPO externo suele ser más económico que mantener un profesional en plantilla, ya que se paga solo por los servicios necesarios.
2. Experiencia y especialización: Un DPO externo suele contar con una amplia experiencia y conocimientos actualizados en materia de protección de datos.
3. Mayor independencia: Al no formar parte de la empresa, el DPO externo puede actuar de manera imparcial y sin conflictos de interés.
4. Flexibilidad: Se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, ofreciendo un servicio a medida.

Desventajas de un DPO externo

1. Menor conocimiento interno de la empresa: Al no estar integrado en la organización, puede necesitar tiempo para comprender los procesos internos y riesgos específicos.
2. Disponibilidad limitada: Aunque los servicios suelen incluir asistencia continua, el DPO externo puede no estar disponible de inmediato en situaciones de urgencia.
3. Necesidad de una comunicación fluida: Es fundamental establecer canales de comunicación eficientes para garantizar una coordinación adecuada con el resto del equipo.

¿Qué opción es mejor para tu empresa?

La elección entre un DPO interno y un DPO externo dependerá de diversos factores, como el tamaño de la empresa, la complejidad del tratamiento de datos y el presupuesto disponible. A continuación, te damos algunas recomendaciones:

• DPO interno: Ideal para grandes empresas que manejan un volumen elevado de datos personales y pueden permitirse mantener a un profesional especializado en plantilla.
• DPO externo: Recomendado para pymes y empresas que buscan una solución más económica y flexible sin comprometer el cumplimiento normativo.

Ambas opciones tienen sus pros y sus contras, por lo que la decisión dependerá de las necesidades específicas de cada organización. Lo importante es asegurarse de contar con un profesional cualificado que garantice el cumplimiento del RGPD y evite sanciones por un tratamiento inadecuado de los datos personales.

Si necesitas ayuda para decidir qué tipo de DPO es mejor para tu empresa, en Microlab somos expertos en protección de datos y podemos asesorarte. ¡Contáctanos y te ayudaremos a encontrar la mejor solución!