Hoy en día, las empresas operan en un entorno global y gestionan datos que cruzan fronteras. La transferencia internacional de datos es un proceso crucial, especialmente cuando hablamos de datos personales. Si tu empresa maneja información que sale de la UE, es esencial conocer cómo transferir estos datos de forma legal y segura.

En Microlab, como expertos, te contamos qué es la transferencia internacional de datos, las condiciones necesarias para que sea legal, el procedimiento que deben seguir las empresas y algunos ejemplos de casos comunes.

¿Qué es la transferencia internacional de datos?

La transferencia internacional de datos implica mover información personal desde un país a otro situado fuera del Espacio Económico Europeo, que incluye los países de la UE más algunos adicionales como Noruega, Islandia y Liechtenstein.

Este tipo de transferencias están reguladas por el Reglamento General de Protección de Datos, que establece normas estrictas para proteger los derechos de las personas y asegurar que los datos sean tratados con el mismo nivel de seguridad, sin importar su ubicación.

Condiciones para transferir datos fuera de la UE

La transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo no es algo que pueda hacerse sin más. Hay condiciones y garantías específicas que deben cumplirse. Si no se cumplen, podrías enfrentarte a sanciones y dañar la confianza de tus clientes. Aquí explicamos las principales condiciones:

1. 1. Decisión de adecuación de la Comisión Europea: Si el país al que se transfieren los datos ha sido considerado como seguro por la Comisión Europea, puedes enviar los datos con garantías. Países como Suiza o Japón están en esta lista. Es importante comprobar si el destino está aprobado, ya que no todos los países cumplen con los estándares de protección requeridos.
   2. Cláusulas contractuales tipo (CCT): Si el país receptor no está en la lista de países «seguros», una opción común son las Cláusulas Contractuales Tipo emitidas por la Comisión Europea. Estas son condiciones predefinidas que garantizan que el receptor en el país de destino se compromete a proteger los datos conforme al RGPD. Este es un mecanismo muy común en las transferencias internacionales.
   3. Normas corporativas vinculantes (BCR): Estas son reglas internas aprobadas por las autoridades de protección de datos que permiten a las empresas compartir datos de manera legal dentro de un grupo empresarial multinacional.
   4. Consentimiento explícito del interesado: En algunos casos, se puede transferir datos si el titular de la información da su consentimiento explícito para ello.

¿Cómo realizar una transferencia internacional de datos?

Si tu empresa tiene que transferir datos personales fuera de la UE, es crucial seguir ciertos pasos para asegurar que todo se haga correctamente. Aquí te explico el procedimiento de forma sencilla:

1. Evaluar el destino: Lo primero es saber si el país receptor tiene un nivel adecuado de protección, es decir, si cumple con los estándares del RGPD. Si no es así, tendrás que buscar mecanismos alternativos como las Cláusulas Contractuales Tipo o las Normas vinculantes corporativas.
2. Elegir el mecanismo adecuado: Una vez que sepas si el destino es adecuado o no, selecciona el mecanismo que más se ajuste. Las Cláusulas Contractuales Tipo son muy comunes, pero también puedes optar por las Normas vinculantes si trabajas dentro de un grupo empresarial.
3. Firmar los acuerdos necesarios: Si usas Cláusulas Contractuales Tipo, deberás firmar un acuerdo formal con la empresa o entidad receptora en el país de destino. Este acuerdo debe especificar cómo se van a proteger los datos y las medidas de seguridad que se implementarán.
4. Informar: Asegúrate de que los clientes o usuarios estén informados acerca de la transferencia de sus datos personales, así como de las garantías adoptadas en dicha transferencia.
5. Realizar un seguimiento constante: Después de realizar la transferencia, asegúrate de monitorear que los datos se sigan protegiendo correctamente en el país de destino. Si hay cualquier cambio en las condiciones, tendrás que revisar el acuerdo.

Casos comunes de transferencia internacional de datos

Las transferencias internacionales de datos no son solo una preocupación para grandes multinacionales; muchas empresas españolas las realizan en su día a día. Algunos ejemplos comunes incluyen:

1. Uso de servicios en la nube: Muchas empresas utilizan proveedores de servicios en la nube como Amazon Web Services (AWS) o Google, cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de la UE. Si decides usar estos servicios, asegúrate de que el proveedor esté cumpliendo con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos.
2. Subcontratación de servicios: Imagina que tienes un centro de atención al cliente en España, pero decides externalizar este servicio a un proveedor en India o Filipinas. Al transferir los datos personales de los clientes a esos países, debes asegurarte de que se cumplan todas las condiciones de protección de datos.

Plataformas de pago o comercio electrónico: Si tu empresa utiliza plataformas de pago internacionales como PayPal, Stripe o sistemas de pago de grandes empresas tecnológicas, es probable que estés transfiriendo datos personales fuera del Espacio Económico Europeo. Asegúrate de que estas plataformas estén alineadas con las normativas de protección de datos.

Consecuencias de no cumplir con el RGPD

Si tu empresa no cumple con las regulaciones para transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo, te enfrentas a graves consecuencias. El RGPD impone sanciones económicas significativas por no proteger adecuadamente los datos personales. Las multas pueden llegar hasta el 4% de la facturación global de la empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

Además de las sanciones económicas, una brecha de seguridad o el manejo incorrecto de datos podría dañar tu reputación, perder la confianza de tus clientes y afectar a tus operaciones comerciales.

La transferencia internacional de datos es una parte fundamental de muchas operaciones comerciales hoy en día, pero debe hacerse con cuidado. Si tu empresa tiene que transferir datos personales fuera de la UE, asegúrate de cumplir con las regulaciones para garantizar la protección de los datos y evitar posibles sanciones. Utilizando mecanismos como las Cláusulas Contractuales Tipo, las Normas Vinculantes Corporativas o buscando países con una decisión de adecuación, puedes asegurar que los datos estén seguros y que cumples con la ley.

Si necesitas más información o ayuda con la protección de datos de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡En Microlab estaremos encantados de ayudarte!