Cómo tener una firma electrónica
La digitalización de las gestiones, tanto en el ámbito público como en el ámbito privado, ha llevado a las empresas a buscar soluciones eficaces, sencillas y sobre todo fiables para firmar documentos digitalmente. La pandemia ha acelerado un proceso que, ya empezada a asentarse, pero que forzosamente ha pasado a convertirse en la opción preferida de empresas y particulares para evitar desplazamientos, agilizar trámites, acortar plazos y, en definitiva, facilitar gestiones mediante la entrega y firma de documentos en remoto. Pero para que esto sea posible, tener una firma electrónica es un requisito imprescindible.
Opciones para poder tener una firma electrónica
La firma electrónica permite firmar documentos digitalmente con la misma validez que mediante una firma convencional a mano y usando boli o pluma, pero con un extra de seguridad imposible de conseguir con la firma tradicional. Pero no hay un solo método para firmar documentos digitalmente, se pueden distinguir distintos tipos según la seguridad y fiabilidad de la firma:
- Firma electrónica simple (SES): este tipo de firma electrónica es la más utilizada. Su uso es común en documentos que no necesitan ser legalmente vinculantes, como pueden ser las comunicaciones corporativas.
- Firma electrónica avanzada (AES): esta firma electrónica es mucho más segura que la anterior, siendo válida para los documentos que sí necesitan ser legalmente vinculantes. Las empresas, puede utilizar este recurso para la firma de contratos en remoto.
- Firma electrónica calificada (QES): la firma electrónica cualificada es aquella que comúnmente llamamos firma digital. Se trata de la opción más segura para firmar documentos en remoto. Esto se debe a que utiliza métodos criptográficos para bloquear el documento y evitar su manipulación una vez que ha sido firmado. Por lo que es el método de firma electrónica que más garantías ofrece, de ahí que sea utilizada en documentos de máxima importancia como son las declaraciones de impuestos, entre otros ejemplos.
Actualmente, hay disponibles una gran variedad de aplicaciones que permiten validar documentos mediante una firma electrónica. Pero solo serán fiables aquellas que permitan al firmante y al receptor del documento garantizar la autenticación de quien firma y que el documento no ha sido manipulado de ninguna manera tras ser firmado. Y para ello, será imprescindible que el firmante cuente con un certificado digital para evitar situaciones de suplantación de identidad online.
Certificado digital para la firma de documentos
Para firmar documentos legalmente vinculantes, será imprescindible que el firmante disponga un certificado digital. Se trata de un archivo electrónico, emitido por una entidad autorizada de certificación, que permite autentificar la identidad de una persona o empresa ante las administraciones públicas cuando está realizando trámites por internet. Se trata de una certificación imprescindible hoy en día para empresas y autónomos, ya que es absolutamente imprescindible para la firma digital de documentos y formularios de carácter oficial. Así como una garantía para la firma electrónica de contratos y acuerdos empresariales.
La firma electrónica es una forma cómoda de firmar documentos sin tener que imprimirlos y firmarlos a mano, convirtiéndose en una herramienta vital para el desarrollo de las actividades empresariales hoy en día. Por lo que si tu empresa o tú mismo como autónomo careces de certificado digital y, en consecuencia, de la posibilidad de firmar digitalmente, no deberías dejar pasar más tiempo para realizar los trámites de solicitud del certificado digital.
Una de las formas de conseguirlo es a través de la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque no es la única. Si necesitas asesoramiento en para conseguir el certificado digital y tener tu firma electrónica como autónomo, desde el servicio de soporte informático y sistemas de seguridad de Microlab podemos ayudarte. Contáctanos sin compromiso.
