Microlab Hard S.L.

Tras más de quince años asesorando a empresas españolas en materia de protección de datos, en Microlab podemos constatar que muchas vulneraciones no nacen de ataques sofisticados, sino de fallos básicos y de falta de conocimiento de la normativa dentro de la organización.

Nuestra experiencia nos dicta que la prevención y la cultura interna son más eficaces que cualquier parche tras la vulneración. Por ello, a continuación, desarrollaremos los errores más frecuentes que nuestro departamento legal ha identificado durante los últimos años, así como las medidas prácticas para corregirlos.

Publicación de imágenes en internet

Uno de los fallos más habituales es la publicación de imágenes de empleados o clientes en internet sin evaluar el tratamiento. Fotografías usadas en redes sociales corporativas, campañas comerciales o incluso en perfiles internos se difunden con frecuencia sin analizar su base legal, finalidad ni duración. Las imágenes son datos personales (y, en ocasiones, merecen especial protección por identificar a menores) que requieren una base jurídica (como norma general el consentimiento informado y verificable) y una información clara al afectado. La Guía sobre el uso de imágenes de la AEPD recuerda que publicarlas sin estas garantías expone a la empresa a reclamaciones y sanciones.

Videovigilancia

El uso indebido de la videovigilancia es problema frecuente en las empresas. Muchas entidades instalan cámaras por motivos de seguridad, pero después emplean las grabaciones para finalidades secundarias (control de rendimiento, monitorización de empleados o difusión de imágenes). La Guía de Videovigilancia de la AEPD recuerda que el tratamiento debe estar justificado, limitado y comunicado mediante carteles informativos; además, deben adoptarse medidas de seguridad y limitar el acceso a las grabaciones. Incumplir estas exigencias ha dado lugar a numerosos expedientes y sanciones.

Enviar correos electrónicos sin ocultar sus destinatarios

Enviar correos masivos sin usar copia oculta (BCC) es uno de los problemas más frecuentes en materia de seguridad. La AEPD ha resuelto multitud de casos donde empresas mostraron a múltiples destinatarios las direcciones de terceros, vulnerando la confidencialidad de la información. Estas reclamaciones suelen finalizar en una sanción administrativa y un grave daño reputacional. El buscador de resoluciones de la AEPD recoge numerosos procedimientos relacionados con este tipo de errores. La buena práctica es activar la copia oculta para listas de varios destinatarios y, para el envío de comunicaciones comerciales, usar herramientas que gestionen consentimientos y bajas.

La copia de seguridad: principal arma para recuperar la información

La falta de copias de seguridad y de planes de respuesta ante brechas es un error clásico. Si una empresa sufre un robo, pérdida o rotura de equipos que contenían datos personales, no solamente perderían la información (lo que conlleva un incumplimiento de la normativa) sino que en muchas ocasiones no podrían continuar su actividad con normalidad. Organismos como INCIBE recomiendan implementar copias periódicas verificables, inventario de activos y procedimientos de notificación y contención de incidentes.

Acuerdos de confidencialidad

Otro error extendido es no formalizar acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores con acceso a datos personales. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos subrayan que el responsable debe asegurar que quienes tratan datos estén sometidos a acuerdos de confidencialidad o a un deber de secreto de naturaleza estatutaria.

El envío de publicidad sin base legal

El envío de comunicaciones comerciales sin base legal (sin consentimiento válido o sin una relación contractual previa) es una de las principales fuentes de sanciones. La legislación exige pruebas del consentimiento y un respeto estricto a las listas Robinson (listas de exclusión publicitaria). Además, el usuario debe disponer siempre de la posibilidad de retirar el consentimiento, por lo que una mala gestión del registro de bajas multiplica el riesgo de incumplimiento.

Recomendaciones prácticas

• Revisar políticas de imagen y redes: exigir consentimiento por escrito para uso publicitario y limitar la publicación a lo estrictamente necesario.
• Revisar el sistema de videovigilancia: revisar cartelería informativa, acotar campos de visión de las cámaras, revisar periodos de conservación y documentar acceso a grabaciones.
• Implantar herramientas de correo profesional y formación para evitar envíos con destinatarios visibles.
• Establecer un plan de copias de seguridad y respuesta a incidentes con pruebas periódicas de recuperación.
• Formalizar acuerdos de confidencialidad con empleados y documentar la formación en protección de datos.
• Revisar las bases jurídicas de las comunicaciones comerciales y mantener un registro de consentimientos.

Las medidas señaladas no sólo reducen el riesgo de recibir una sanción, sino que protegen la reputación y la confianza de los clientes.

Con nuestra auditoría y asesoramiento, transformarás el cumplimiento normativo en un activo para tu empresa, evitando que descuidos cotidianos deriven en graves conflictos legales. No permitas que la falta de protocolos internos o el desconocimiento del personal comprometan la seguridad de tu negocio.

Contáctanos y te ayudaremos a corregir estos errores frecuentes y a garantizar una protección de datos integral y verificable.

El cumplimiento normativo o compliance se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas que buscan operar de forma ética, segura y dentro de la legalidad. En España, una de las áreas clave dentro del compliance es la protección de datos, ya que el manejo de información personal está cada vez más regulado y vigilado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Desde Microlab Hard te explicamos cuál es la relación entre compliance y protección de datos y por qué ambos ámbitos son inseparables en la gestión empresarial moderna.

Compliance: más allá de un simple marco legal

El compliance engloba todas aquellas políticas, procedimientos y controles internos que permiten a una organización cumplir con las leyes y normativas aplicables en su sector. Su objetivo no es solo evitar sanciones, sino también fomentar la transparencia, la ética empresarial y la confianza de clientes, proveedores y empleados.

En este contexto, la protección de datos se convierte en una parte esencial del compliance, al tratarse de una obligación legal que afecta de manera directa a la mayoría de empresas.

La protección de datos como pieza clave del compliance

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) imponen a las organizaciones una serie de obligaciones muy concretas en materia de privacidad y seguridad de la información.

Integrar la protección de datos dentro de un programa de compliance significa:

• Evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
• Implantar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de la información.
• Establecer políticas internas y formación del personal para asegurar un cumplimiento efectivo.
• Supervisar y auditar de manera periódica los procedimientos para adaptarse a cambios legislativos o tecnológicos.

De este modo, la protección de datos no se entiende como un aspecto aislado, sino como un engranaje más del sistema global de cumplimiento normativo.

Beneficios de integrar protección de datos en el compliance

Incorporar la protección de datos dentro de un plan de compliance no solo responde a una obligación legal, sino que también ofrece ventajas estratégicas para cualquier organización.

Lejos de ser un trámite burocrático, esta integración refuerza la seguridad, mejora la eficiencia y potencia la imagen de la empresa frente a clientes, empleados y socios. A continuación, te contamos los principales beneficios.

Reducción de riesgos legales y económicos

Cumplir con el RGPD y la LOPDGDD evita sanciones que pueden llegar a ser muy elevadas. Además, protege a la empresa frente a posibles reclamaciones de clientes o empleados.

Mejora de la reputación corporativa

Una organización que demuestra un compromiso real con la privacidad transmite confianza y credibilidad, lo que se traduce en una ventaja competitiva en el mercado.

Mayor eficiencia en la gestión interna

La integración de compliance y protección de datos ayuda a estructurar mejor los procesos internos, reduciendo errores y garantizando una gestión más segura y transparente de la información.

Cultura empresarial sólida

Un plan de compliance bien diseñado fomenta la responsabilidad y la ética entre los trabajadores, asegurando que todos conocen y respetan las normas en su día a día.

¿Por qué elegir a Microlab Hard para integrar compliance y protección de datos?

En Microlab Hard somos especialistas protección de datos. Nuestro equipo de consultores y abogados ayuda a las empresas a diseñar e implementar programas de cumplimiento que integran la normativa de privacidad con el resto de obligaciones legales de tu sector.

• Analizamos los riesgos legales y tecnológicos de tu negocio.
• Redactamos e implantamos políticas de privacidad y protocolos internos.
• Formamos a tu equipo para garantizar un cumplimiento real y efectivo.
• Te ofrecemos asesoramiento continuo y actualización normativa.

No dejes que la complejidad legal frene el crecimiento de tu empresa. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a integrar compliance y protección de datos de forma eficaz y segura.

En la actualidad, casi todas las páginas web utilizan cookies para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico o personalizar servicios. Sin embargo, en España su uso está regulado por la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE), que establece obligaciones concretas para garantizar la transparencia y proteger a los usuarios.

En Microlab Hard te explicamos qué exige la normativa, cómo informar correctamente a los usuarios y cuáles son las consecuencias de no cumplir con la ley, además de ofrecerte recomendaciones para implementar las cookies de manera legal y segura.

Qué son las cookies y para qué se usan

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador del usuario cuando visita un sitio web. Permiten que la página recuerde información sobre la visita, como preferencias de idioma, productos en un carrito de compra o historial de navegación. También facilitan el análisis del comportamiento de los usuarios, lo que permite optimizar contenidos, mejorar la experiencia y mostrar publicidad más relevante.

Aunque son herramientas muy útiles, cualquier cookie que no sea estrictamente necesaria requiere información y consentimiento previo del usuario, tal como establece la LSSI y el RGPD. Esto garantiza que los visitantes tengan control sobre sus datos y puedan tomar decisiones informadas.

Obligaciones legales según la LSSI

La LSSI y el RGPD establecen varias obligaciones que todas las webs deben cumplir si utilizan cookies que recopilen datos de los usuarios. Entre ellas destacan:

1. Información clara y accesible: la web debe informar a los usuarios sobre qué cookies se utilizan, con qué finalidad y si terceros tienen acceso a los datos. Esta información se suele incluir en una “política de cookies” visible y fácil de consultar desde cualquier página del sitio.
2. Consentimiento previo: antes de instalar cookies que no sean esenciales, como las de análisis o publicidad, el usuario debe dar su consentimiento explícito. Este consentimiento debe ser libre, informado y verificable.
3. Facilidad para gestionar el consentimiento: los usuarios deben poder aceptar, rechazar o eliminar las cookies de manera sencilla en cualquier momento, manteniendo un control real sobre sus datos personales.

Estas obligaciones no solo buscan proteger a los usuarios, sino que también promueven la transparencia y la confianza en la web o el negocio online.

Tipos de cookies y su relevancia legal

No todas las cookies tienen los mismos requisitos legales. La normativa distingue principalmente tres tipos:

• Cookies estrictamente necesarias: esenciales para el funcionamiento del sitio web, como mantener sesiones de usuario o gestionar el carrito de la compra. No requieren consentimiento, pero sí se debe informar sobre su uso.
• Cookies de análisis o estadísticas: permiten conocer cómo los usuarios interactúan con la web, ayudando a mejorar los contenidos y la experiencia. Estas requieren consentimiento previo.
• Cookies publicitarias y de marketing: se utilizan para mostrar publicidad personalizada basada en los intereses y hábitos de navegación de los usuarios. También necesitan aceptación explícita.

Comprender esta clasificación es clave para implementar correctamente la política de cookies y evitar sanciones.

Cómo implementar correctamente la política de cookies

Una política de cookies bien elaborada debe ser clara, accesible y comprensible para cualquier usuario. Debe incluir información sobre los tipos de cookies utilizadas, su finalidad, si terceros acceden a los datos y cómo el usuario puede gestionarlas o revocarlas.

Además, se recomienda implementar un banner visible desde la primera visita, que ofrezca opciones claras de aceptación o rechazo. Este banner no solo cumple con la normativa, sino que también demuestra transparencia y genera confianza en los visitantes.

La política de cookies debe revisarse periódicamente para mantenerse actualizada según cambios legales o modificaciones en la operativa de la web. Esto asegura que la información proporcionada siempre sea precisa y completa.

Beneficios de cumplir con la LSSI

Cumplir con la normativa sobre cookies no es solo una obligación legal, también aporta ventajas a la empresa y a los usuarios:

• Genera confianza: los usuarios valoran la transparencia y se sienten más seguros al navegar por un sitio que respeta su privacidad.
• Evita sanciones: el incumplimiento de la LSSI puede acarrear multas económicas, que varían según la gravedad de la infracción.
• Mejora la gestión de datos: permite un control más eficiente de la información recogida y su utilización responsable.

Adoptar estas prácticas demuestra profesionalidad y compromiso con la privacidad, aspectos cada vez más valorados por los usuarios y clientes.

Riesgos de no cumplir la normativa

Ignorar los requisitos legales sobre cookies puede tener consecuencias graves. Entre ellas se incluyen sanciones económicas, pérdida de confianza de los usuarios y problemas legales adicionales si los datos personales se gestionan incorrectamente. Además, una web que no cumple con la LSSI transmite falta de profesionalidad y puede afectar negativamente a la reputación de la empresa.

Por qué confiar en Microlab Hard

En Microlab Hard somos especialistas en derecho digital y cumplimiento normativo. Te ayudamos a redactar una política de cookies completa y a implementar mecanismos de consentimiento que cumplan con la LSSI y el RGPD. También revisamos y actualizamos tus procedimientos para garantizar que tu web siga cumpliendo la normativa de forma continua.

Con nuestra ayuda, podrás ofrecer a tus usuarios una experiencia transparente y segura, cumpliendo con la ley y protegiendo tu negocio online. Contacta con nosotros y asegura que el uso de cookies en tu web esté correctamente regulado y documentado.