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El concepto de centro sanitario se refiere cualquier organización en la que se realicen actividades sanitarias dirigidas a la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de pacientes, por lo que comprende centros tan diferentes como un gabinete psicológico, una clínica de fisioterapia o un centro de salud.

El Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), junto con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD), establecen el marco normativo en materia de protección de datos a nivel nacional, previendo estrictas obligaciones para esta clase de organizaciones que, durante el desarrollo normal de su actividad, tratan datos relativos a la salud de las personas. Por esta razón y con el objetivo de proporcionar una visión global sobre las responsabilidades en materia de privacidad, desde el departamento legal de MICROLAB hemos recopilado los aspectos clave que deben tener en cuenta los centros sanitarios en relación con la protección de datos.

El registro de actividades del tratamiento

Sí, la correcta llevanza de un registro de actividades del tratamiento es obligatoria cuando se tratan categorías especiales de datos, con independencia de que el responsable del tratamiento sea un profesional persona física o una organización.

Por tanto, tanto los centros como los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad a título individual deben llevar un registro de actividades del tratamiento, donde se detallen los términos y características del tratamiento, y como mínimo:

• el nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, del representante del responsable, y del delegado de protección de datos;
• los fines del tratamiento;
• una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales;
• las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales;
• en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional;
• cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos;
• cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad

Análisis de los riesgos del tratamiento

Es obligatorio realizar un análisis sobre todos los tratamientos de datos realizados por el responsable (pacientes, proveedores, empleados, contactos…) que identifique los posibles riesgos para los derechos y libertades de los interesados, así como las medidas para mitigarlos. El análisis de riesgos es una evaluación sistemática que tiene como finalidad identificar las amenazas potenciales que pueden afectar a los datos personales tratados, valorar la probabilidad de que ocurran y el impacto que tendrían, y determinar las medidas de seguridad necesarias para prevenir o mitigar esos riesgos.

De acuerdo con el principio de responsabilidad proactiva, los responsables del tratamiento (ya sea un centro sanitario o un profesional que actúa de forma independiente) deben ser capaces de demostrar que aplican medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento de la normativa. Esto incluye la realización de un análisis de riesgos previo al tratamiento de datos, que deberá de estar documentado. Además, de forma periódica se deberán de revisar el análisis de riesgos y las medidas técnicas y organizativas implementadas, con la finalidad de actualizar su contenido y revisar su aplicación.

Este proceso debe formar parte del ciclo de vida del tratamiento de datos y actualizarse siempre que cambien las condiciones del tratamiento (nuevos servicios, herramientas digitales, incorporación de nuevos pacientes, etc.).

La obligación de realizar una evaluación de impacto

El RGPD recoge en su artículo 35 la obligación de realizar una evaluación de impacto, con carácter general, cuando del análisis de riesgos se desprenda un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados, en especial cuando se utilicen nuevas tecnologías para el tratamiento. Por su parte, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una lista de tratamientos que por su naturaleza requieren una evaluación de impacto, entre los que destacan:

• Tratamientos que impliquen el uso de datos biométricos con el propósito de identificar de forma inequívoca a las personas.
• Tratamiento de datos genéticos.
• Tratamientos que impliquen la utilización de nuevas tecnologías o el uso innovador de tecnologías ya consolidadas.

Esta evaluación de impacto deberá incluir, como mínimo, una descripción de las operaciones de tratamiento previstas y de los fines del tratamiento y una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad. Además, deberá contener una evaluación de los riesgos identificados, así como las medidas previstas para afrontar y mitigar dichos riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad y mecanismos que garanticen la protección de los datos personales.

¿Qué medidas de seguridad es necesario aplicar a los datos?

Al tratar datos de salud, los centros sanitarios deben aplicar medidas estrictas que garanticen la seguridad y confidencialidad de los datos. Entre ellas se incluyen:

Control de accesos: el responsable del tratamiento debe garantizar que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a los datos personales y, en definitiva, a las historias clínicas. Además, se debe realizar un registro de accesos a la información, que documente quién ha accedido a la información de la historia clínica de un paciente, cuándo y por qué.

Cifrado de los datos: cuando la información vaya a salir del centro, es preciso que la información se encuentre cifrada, tanto en tránsito como en reposo, de tal manera que se garantice su ilegibilidad en caso de ser interceptada por terceros no autorizados.

Esta obligación es aplicable a cualquier servicio en la nube (como, por ejemplo, servicios de backup o softwares de gestión de la historia clínica), pero es igualmente aplicable cuando la información es transportada por el profesional sanitario en un soporte físico, como un ordenador portátil o un disco duro. En este último supuesto, se deberá proceder al cifrado del dispositivo a través de herramientas seguras.

Copias de seguridad periódicas: la finalidad de la copia de seguridad es la de garantizar la disponibilidad de los datos en casos de perder el acceso a la copia original. El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) recomienda la regla del 3-2-1 para las copias de seguridad, que implica tener tres copias de los datos, dos almacenadas localmente y una offsite. Además, sugiere que las copias de seguridad se realicen con frecuencia y en soportes distintos, y que se verifiquen para asegurar su integridad y posibilidad de restauración.

Actualización de software y antivirus. Los profesionales deben actualizar el software y antivirus regularmente para proteger sus sistemas de amenazas externas. Las actualizaciones incluyen parches de seguridad que resuelven fallos y vulnerabilidades que pueden ser explotadas por tecnologías como malware, ransomware y otros ciberataques.

Políticas internas de privacidad y confidencialidad. Las organizaciones deben dotarse de políticas internas que establezcan un marco dentro de una organización para el tratamiento de los datos. Estas políticas deben definir los principios, procedimientos y medidas de seguridad necesarias para cumplir con la normativa aplicable y proteger los derechos de los interesados. En esencia, su objetivo es garantizar que los datos personales sean tratados de manera legítima, transparente y conforme a la normativa.

Contraseñas robustas y cambios regulares. Una de las medidas técnicas básicas para garantizar la confidencialidad de los datos. Las organizaciones y profesionales del sector sanitario deben implementar protocolos para establecer la caducidad de la contraseña, al menos una vez al año. Las contraseñas deben de ser además alfanuméricas y de ocho dígitos de extensión, como mínimo. En caso de pérdida de la contraseña, se deberán establecer procedimientos para su recuperación segura a través del administrador del sistema o métodos de autenticación que ofrezcan garantías.

¿Cuándo es necesario nombrar un delegado de protección de datos?

El delegado de protección de datos es una figura que se encarga de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos a todos los niveles dentro de la organización. Esta figura, que puede ser interna o externa, debe ser conocedora del Derecho y la práctica en materia de protección de datos.

La LOPD-GDD afirma que deberán designar a un delegado de protección de datos aquellos centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes. Sin embargo, el mismo artículo exceptúa a los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.

En definitiva, tendrán la obligación de designar un delegado de protección de datos los centros sanitarios y, por el contrario, no estarán obligados los profesionales que ejerzan su actividad a título individual.

En un entorno tan sensible como el sanitario, la protección de los datos personales no puede entenderse como un mero trámite administrativo. Es una obligación legal, sí, pero también una responsabilidad ética con los pacientes. Cumplir con el RGPD y la LOPD-GDD implica establecer medidas reales y eficaces que garanticen la privacidad y seguridad de la información, así como promover una cultura de cumplimiento dentro de cada centro o consulta.

En Microlab, ayudamos a centros sanitarios y profesionales del sector a implementar sistemas de protección de datos ajustados a la normativa, desde el análisis de riesgos hasta la redacción de políticas internas y la adopción de medidas técnicas avanzadas. Si gestionas datos de salud y necesitas apoyo para cumplir con tus obligaciones legales, contáctanos. Te acompañamos en el camino hacia una gestión responsable y segura de la información de tus pacientes.

Contar con textos legales para tu web es imprescindible para garantizar el cumplimiento de la normativa española en materia de protección de datos y privacidad. Si tienes una página web, debes asegurarte de que incluya avisos claros y transparentes que informen a los usuarios sobre cómo se recogen, usan y protegen sus datos personales.

En Microlab Hard te explicamos qué textos legales son obligatorios, por qué son necesarios y cómo adaptarlos a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD) y al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Textos legales para tu web que no pueden faltar

Los textos legales son aquellos documentos que deben estar accesibles en tu web para cumplir con las obligaciones legales y proteger tanto a los usuarios como a los responsables del tratamiento de datos. Entre los textos legales para tu web más importantes se encuentran:

• Aviso legal: Incluye información sobre la identidad del propietario de la web, datos de contacto y las condiciones de uso del sitio.
• Política de privacidad: Explica cómo se recogen, almacenan y protegen los datos personales, y los derechos que tienen los usuarios sobre su información.
• Política de cookies: Detalla qué cookies se utilizan, su finalidad, y cómo el usuario puede gestionarlas o rechazarlas.

Estos documentos son obligatorios bajo la LOPD-GDD y el RGPD, que exigen que la información sea mostrada al interesado de forma clara y transparente. Además, también cubren las exigencias legales de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

Tener textos legales para tu web adecuados no solo es una cuestión legal, sino también de confianza. Una web transparente genera credibilidad y fideliza a tus visitantes.

Claves para adaptar tus textos legales a la normativa española

La LOPD-GDD y el RGPD establecen requisitos muy concretos sobre qué debe contener cada texto legal y cómo deben presentarse. A continuación, te contamos los aspectos más relevantes para que tus textos cumplan con la ley:

• Lenguaje claro y accesible: Evita términos técnicos o legales complicados. Los usuarios deben entender fácilmente cómo se gestionan sus datos.
• Consentimiento explícito: en el banner de cookies, el usuario debe aceptar el uso de cookies de forma activa antes de que se instalen, salvo las estrictamente necesarias.
• Derechos del usuario: Debe incluirse información sobre los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos.
• Actualización constante: La normativa evoluciona y tu web debe adaptarse. Es fundamental revisar y actualizar regularmente los textos legales para no incurrir en sanciones.
• Registro de consentimiento: Guarda y documenta las pruebas del consentimiento otorgado por los usuarios para evitar problemas legales.

¿Qué sucede si no tienes textos legales para tu web o no los cumples?

No contar con textos legales o tenerlos desactualizados puede suponer sanciones económicas importantes. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) vela por el cumplimiento de estas normativas y puede imponer multas que pueden alcanzar hasta los veinte millones de euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Además, una web sin información clara genera desconfianza y puede afectar negativamente a la reputación de tu negocio.

Microlab Hard te ayuda a cumplir con la ley y proteger tus datos

En Microlab Hard sabemos lo complejo que puede resultar adaptar una web a la LOPD-GDD y al RGPD. Nuestro equipo de expertos te asesora para que tus textos legales para tu web sean completos, claros y estén siempre actualizados.

Te acompañamos en todo el proceso: desde la auditoría inicial de tu sitio, la elaboración de los textos, la implementación de sistemas de consentimiento y gestión de cookies, hasta la formación y soporte continuo.

No arriesgues la seguridad legal de tu negocio ni la confianza de tus usuarios. Contacta con nosotros y asegura el cumplimiento normativo de tu página web con total tranquilidad.

La protección de datos ya no es solo una obligación legal, sino una necesidad estratégica para cualquier empresa que quiera operar de forma segura, eficiente y ética en la era digital. Aunque muchas organizaciones todavía subestiman su importancia, el cumplimiento de la normativa vigente no solo evita sanciones, sino que también mejora la reputación, la confianza del cliente y la operativa interna.

En este artículo, desde Microlab Hard te explicamos por qué contratar una empresa de protección de datos es una inversión inteligente para tu negocio.

La protección de datos: una obligación legal y un deber ético

Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), todas las organizaciones que tratan datos personales están obligadas a cumplir una serie de normativas muy específicas.

Esto incluye empresas grandes y pequeñas, autónomos, ONGs, asociaciones e incluso administraciones públicas. Cualquier actividad que implique el manejo de datos personales —desde una simple base de datos de clientes hasta procesos automatizados o análisis de comportamiento— debe cumplir con estas normas.

Además, el tratamiento responsable de los datos se ha convertido en una cuestión ética. Los usuarios son cada vez más conscientes de sus derechos y exigen a las empresas transparencia, seguridad y responsabilidad. Incumplir con la ley, aunque sea por desconocimiento, puede suponer sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual.

¿Qué hace exactamente una empresa de protección de datos?

Una empresa especializada en protección de datos ofrece un servicio integral que va mucho más allá de rellenar documentos. Su función principal es garantizar que una organización cumple con todas las obligaciones legales en materia de privacidad, seguridad y tratamiento de datos personales.

Algunas de sus funciones clave incluyen:

• Análisis inicial de riesgos que pueden derivar de los tratamientos realizados por la empresa (actividad principal, recursos humanos, colaboración con terceros, selección de personal, etc.).
• Adaptación completa al RGPD y la LOPDGDD.
• Redacción de un registro de actividades del tratamiento, conforme a las exigencias del RGPD.
• Elaboración de políticas de privacidad, cláusulas legales y contratos.
• Implantación de medidas de seguridad técnicas y organizativas.
• Gestión de derechos de los usuarios (acceso, rectificación, supresión, etc.).
• Formación y concienciación del personal.
• Actualización permanente ante cambios legislativos.
• Asesoramiento continuo y soporte jurídico.
• Designación externa de Delegado de Protección de Datos (DPO), cuando es necesario.

Beneficios clave de contratar una empresa de protección de datos

1. Cumplimiento legal garantizado

La normativa es extensa, técnica y cambia constantemente. Intentar cumplirla sin ayuda profesional suele conducir a errores que pueden costar muy caro. Una empresa especializada conoce a fondo la legislación y se encarga de que tu organización esté perfectamente alineada con los requisitos legales.

2. Evitas sanciones económicas y daños reputacionales

Cada vez son más frecuentes las inspecciones de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Además, cualquier persona puede presentar una reclamación si cree que sus derechos no han sido respetados. Las sanciones no solo son económicas: también afectan a la imagen y confianza que los clientes tienen en tu empresa.

3. Ahorro de tiempo y recursos

Externalizar esta gestión te permite centrarte en tu negocio sin tener que lidiar con aspectos técnicos o jurídicos complejos. La consultora se encarga de todo: desde la redacción de documentos hasta la formación interna, pasando por la auditoría de procesos o la gestión de incidencias.

4. Mejora de la eficiencia operativa

Contar con procesos de tratamiento de datos bien definidos y seguros ayuda a mejorar la organización interna. El trabajo fluye mejor cuando se sabe qué se puede hacer con los datos y cómo hacerlo correctamente. Además, se reducen los errores, los malentendidos y los riesgos asociados.

5. Aumento de la confianza y credibilidad

Los clientes, proveedores y empleados valoran positivamente a las empresas que cuidan su privacidad. Saber que una organización trabaja con una consultora especializada transmite una imagen de seriedad, compromiso y profesionalidad.

6. Adaptación personalizada

Cada empresa es un mundo: no es lo mismo una clínica que una tienda online o una asesoría. Una empresa de protección de datos adapta su servicio a tus necesidades específicas. Se analizan los flujos de información, los canales utilizados y los sistemas tecnológicos para implementar una solución realista y eficaz.

7. Apoyo jurídico

Nuestro departamento jurídico asiste a nuestros clientes ante cualquier solicitud de información o inicio de procedimiento sancionador iniciado por la Agencia Española de Protección de Datos u otra autoridad de control autonómica. Analiza los hechos que ocasionaron el incidente y planifica un plan de respuesta para minimizar el riesgo de recibir una sanción económica.

Igualmente, asistimos a nuestros clientes durante todo el procedimiento cuando sufren brechas de seguridad, como ciberataques, robos, o encriptaciones del sistema, ayudándoles a cumplir las obligaciones legales derivadas de estos sucesos.

8. Designación externa de Delegado de Protección de Datos (DPO)

En algunos casos, la ley exige la figura de un DPO. Contratarlo de forma externa a través de una consultora garantiza independencia, objetividad y profesionalidad, lo que ayuda a prevenir conflictos de intereses y asegura una visión imparcial en la gestión de los datos.

¿Qué riesgos corres si no cuentas con una empresa especializada?

Además de las multas, el riesgo principal de no contar con asesoramiento especializado es el de no saber que estás incumpliendo. Los errores más comunes suelen ser:

• Formularios sin la información adecuada dirigida a los interesados.
• Falta de información legal en correos electrónicos o páginas web.
• Contratos con proveedores sin cláusulas de confidencialidad.
• Ausencia de un registro de actividades de tratamiento.
• Políticas de privacidad incompletas o genéricas.
• No gestionar correctamente las solicitudes de derechos de los interesados (como acceso, rectificación o supresión).

Un error pequeño puede tener grandes consecuencias. Muchas veces no se trata de mala fe, sino de desconocimiento. Pero eso no exime de responsabilidad.

¿Por qué elegir a Microlab Hard para la protección de datos de tu empresa?

En Microlab Hard somos especialistas en proteger lo más valioso de tu negocio: la información. Nuestro equipo está formado por consultores y abogados con amplia experiencia en privacidad, legislación digital y ciberseguridad. Nos adaptamos a tu sector, tamaño y necesidades concretas.

Te ofrecemos un servicio integral que abarca desde la auditoría inicial hasta el mantenimiento y actualización continua de tu sistema de protección de datos. Además, nos mantenemos al día de todas las novedades normativas y tecnológicas para que tú no tengas que preocuparte por nada.

No dejes en manos del azar algo tan importante como el cumplimiento de la ley. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a garantizar la privacidad, seguridad y legalidad en todos los procesos de tu empresa.