En la actualidad, las empresas se enfrentan a una creciente necesidad de cumplir con las regulaciones en materia de protección de datos. Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018, muchas organizaciones han tenido que adaptarse a nuevas normativas para proteger los datos personales de sus clientes, empleados y colaboradores. Una de las preguntas más frecuentes es si es recomendable o no contratar un delegado de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés). En Microlab exploraremos qué es un DPO, cuándo es obligatorio y los beneficios de tener uno en tu organización.

¿Qué es un delegado de Protección de Datos (DPO)?

Un delegado de Protección de Datos (DPO) es una figura designada por las empresas para velar por el cumplimiento de las normativas de protección de datos. El DPO tiene la responsabilidad de asesorar a la empresa sobre el tratamiento de datos personales, supervisar las actividades de procesamiento de datos, informar y capacitar a los empleados sobre las normativas vigentes y actuar como intermediario entre la empresa y las autoridades de protección de datos, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

El DPO también tiene la misión de garantizar que los derechos de los interesados (tanto clientes como empleados) sean respetados, y que la empresa implemente medidas adecuadas para prevenir posibles infracciones en materia de protección de datos.

¿Cuándo es obligatorio contratar un DPO?

Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), no todas las empresas están obligadas a contratar un DPO. Sin embargo, existen ciertas circunstancias en las que su contratación es imprescindible:

1. Cuando el tratamiento de datos sea una actividad principal y requiera un control regular y sistemático: Si la empresa realiza actividades que impliquen el tratamiento a gran escala de datos sensibles (por ejemplo, datos de salud, orientación sexual, etc.), se recomienda contar con un DPO.
2. Cuando se realice un seguimiento a gran escala de las personas: Si la empresa tiene actividades de seguimiento masivo, como el análisis de comportamiento de usuarios en internet (por ejemplo, marketing online).
3. Para autoridades o organismos públicos: Las entidades públicas y aquellas que realizan tareas de control o monitoreo en el ámbito público también deben contar con un DPO.

En estos casos, contratar un DPO no solo es una buena práctica, sino que se convierte en una obligación legal para garantizar que se cumpla con el RGPD y evitar posibles sanciones por incumplimiento.

Beneficios de contratar un DPO

Aunque no todas las empresas están obligadas a contratar un DPO, existen numerosos beneficios para aquellas que deciden hacerlo, independientemente de su tamaño o sector.

1. Cumplimiento normativo garantizado

El principal beneficio de tener un delegado de protección de datos es asegurar el cumplimiento con la legislación de protección de datos. Un DPO actúa como un experto en la normativa vigente y ayuda a la empresa a implementar las mejores prácticas para proteger los datos personales. Esto minimiza los riesgos de sanciones económicas y legales por parte de las autoridades competentes.

2. Prevención de infracciones y sanciones económicas

El incumplimiento del RGPD puede acarrear severas sanciones económicas, que van desde los 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual global de la empresa, hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global. El DPO trabaja para evitar que se produzcan infracciones, minimizando las posibilidades de recibir sanciones por el uso indebido de datos personales.

3. Mejora de la confianza de clientes y usuarios

El DPO juega un papel clave en la creación de una cultura de protección de datos dentro de la empresa. Los clientes y usuarios se sienten más seguros al saber que sus datos están protegidos y que la empresa respeta sus derechos. Tener un DPO visible y activo genera confianza y refuerza la imagen de la empresa.

4. Respuesta rápida ante incidentes de seguridad

En caso de que ocurra una brecha de seguridad que afecte a los datos personales de los usuarios, el DPO se encarga de gestionar la situación, desde la notificación a las autoridades competentes hasta la comunicación con los afectados. Además, tiene la experiencia necesaria para responder rápidamente y de manera eficiente a estos incidentes, minimizando los daños para la empresa y los usuarios.

¿Cuánto cuesta contratar un DPO?

El coste de contratar un DPO puede variar dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos de tratamiento de datos y la modalidad de contratación (interno o externo). Si bien contar con un DPO interno implica un gasto fijo, muchas pequeñas y medianas empresas optan por contratar un DPO externo, lo que reduce los costes.

El precio de un delegado de protección de datos externo dependerá de los servicios requeridos, el volumen de datos tratados y las responsabilidades adicionales que asuma.

¿Es recomendable contratar un DPO si no es obligatorio?

Aunque no todas las empresas están legalmente obligadas a contar con un DPO, la contratación de esta figura es recomendable para garantizar la seguridad de los datos personales y el cumplimiento normativo. En especial si tu empresa maneja datos sensibles, realiza seguimiento masivo de personas o si tienes una base de clientes grande.

Además, contratar un DPO ayuda a prevenir problemas legales y mejora la reputación de la empresa, lo que puede ser un punto a favor en un entorno cada vez más centrado en la protección de datos.

En resumen, contar con un delegado de Protección de Datos (DPO) puede ser una decisión estratégica para proteger tu empresa frente a posibles infracciones de la normativa de protección de datos. Ya sea por obligación legal o por prudencia, un DPO garantiza que tu empresa cumpla con el RGPD y otros requisitos relacionados, ayudando a mantener la confianza de tus clientes y evitar sanciones.

Si necesitas asesoramiento sobre la contratación de un DPO o sobre cómo cumplir con la legislación de protección de datos, en Microlab somos expertos en el sector. Te ayudamos a garantizar que tu empresa cumpla con todas las normativas legales para evitar sanciones y proteger los derechos de tus clientes. ¡Contáctanos y asegúrate de que tu empresa está completamente alineada con el RGPD!