En cualquier empresa que trate datos personales, es imprescindible tener claro quién asume cada una de las funciones relacionadas con su gestión, control y supervisión. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) establecen tres figuras clave: el responsable del tratamiento, el encargado del tratamiento y el delegado de protección de datos (DPD). Cada una tiene obligaciones distintas y un papel específico dentro del sistema de cumplimiento normativo.

En Microlab Hard  analizamos las diferencias entre estas figuras y explicamos qué implica cada rol en la práctica, para ayudar a las empresas a aplicar correctamente la normativa vigente y evitar sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Marco legal aplicable en España

Antes de analizar cada figura, es necesario tener presente qué normas regulan el tratamiento de datos personales en el entorno empresarial español. Las más relevantes son:

• Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD) : norma de aplicación directa en todos los Estados miembros de la Unión Europea, que define principios, derechos y obligaciones en materia de protección de datos.
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): desarrolla y adapta el RGPD al ordenamiento jurídico español.
• Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE): aplica a servicios prestados por vía electrónica, especialmente en relación con comunicaciones comerciales y uso de cookies.

Estas leyes definen los distintos roles implicados en el tratamiento de datos y establecen los límites de responsabilidad de cada uno.

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es el eje central en cualquier gestión de datos personales. Se trata de la figura que toma las decisiones fundamentales sobre la finalidad y los medios del tratamiento.

¿Quién es el responsable del tratamiento? 

Es la persona física o jurídica, entidad pública o privada, que decide para qué se van a utilizar los datos personales y cómo se van a tratar. Tiene el control directo sobre la información, define los procesos y establece las bases legales para su uso.

Principales obligaciones del responsable 

• Determinar la legitimación del tratamiento (por ejemplo, consentimiento, contrato o interés legítimo).
• Informar a los usuarios de forma clara sobre el uso de sus datos.
• Facilitar el ejercicio de los derechos reconocidos por el RGPD: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
• Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos.
• Notificar cualquier violación de seguridad a la AEPD en los plazos establecidos.
• En su caso, designar un delegado de protección de datos.

Ejemplo habitual en el sector digital 

Una tienda online que gestiona su propia base de datos de clientes para enviar campañas de email marketing o tramitar pedidos actúa como responsable del tratamiento. Decide tanto la finalidad como el modo en que se gestionan los datos.

Encargado del tratamiento 

Cuando una empresa externaliza parte del tratamiento de datos, entra en juego la figura del encargado. Aunque interviene directamente en la manipulación de los datos, lo hace siguiendo las instrucciones del responsable.

¿Quién es el encargado del tratamiento? 

Es cualquier entidad o profesional que trata los datos personales por cuenta del responsable, sin tomar decisiones sobre el uso o la finalidad. Actúa como un prestador de servicios que accede a los datos únicamente para prestar la función que se le ha encomendado.

Obligaciones del encargado del tratamiento 

• Formalizar un contrato de encargo del tratamiento que detalle las instrucciones del responsable.
• No tratar los datos para fines propios ni más allá de lo estipulado en el contrato.
• Aplicar medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad y la integridad de los datos.
• Obtener autorización previa para subcontratar a terceros.
• Asistir al responsable en el cumplimiento de sus obligaciones (por ejemplo, en la gestión de derechos de los usuarios).
• Suprimir o devolver los datos una vez finalice la prestación del servicio.

Ejemplo frecuente en entornos tecnológicos

Un proveedor de servicios de alojamiento web (hosting) que almacena bases de datos de usuarios por cuenta de un ecommerce actúa como encargado del tratamiento. No decide nada sobre el uso de los datos, pero los trata técnicamente según las instrucciones recibidas.

Delegado de Protección de Datos (DPD)

El delegado de protección de datos no participa directamente en el tratamiento, pero tiene un papel esencial de supervisión y asesoramiento. Es una figura clave para garantizar el cumplimiento normativo dentro de la organización.

¿Qué es un DPD y cuándo es obligatorio? 

El DPD es un profesional, interno o externo, que asesora a la empresa sobre el cumplimiento del RGPD y actúa como canal de comunicación con la AEPD. Su designación es obligatoria en los siguientes casos:

• Cuando el tratamiento lo realiza una autoridad u organismo público.
• Cuando la actividad principal de la empresa implica una observación habitual y sistemática de personas a gran escala (por ejemplo, plataformas de análisis de datos o publicidad segmentada).
• Cuando se tratan categorías especiales de datos (como salud, ideología o biometría) a gran escala.

Además, la normativa española prevé otros supuestos en los que es legalmente exigible esta figura, como los centros docentes, las empresas de seguridad privada o los centros sanitarios.

En otros casos, su nombramiento es voluntario, pero recomendable si la empresa quiere reforzar su estrategia de cumplimiento o mejorar su reputación digital.

Funciones del delegado de protección de datos 

• Informar y asesorar al responsable y al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales.
• Supervisar el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD.
• Realizar auditorías internas y controles de protección de datos.
• Asistir en la elaboración de evaluaciones de impacto (EIPD).
• Ser el punto de contacto con la AEPD en caso de consultas o inspecciones.
• Promover la formación en protección de datos dentro de la organización.

Independencia y garantías del DPD

El delegado debe actuar con plena autonomía e independencia. No puede recibir instrucciones sobre el ejercicio de sus funciones, y la empresa está obligada a facilitarle los recursos necesarios para desempeñar su labor con eficacia. Además, no puede ser sancionado ni destituido por el cumplimiento de sus responsabilidades.

Por qué es importante diferenciar correctamente estas figuras 

Confundir los roles o no definirlos de forma adecuada puede tener consecuencias graves. Desde sanciones por parte de la AEPD hasta problemas contractuales con terceros o incumplimientos en el tratamiento de datos personales.

Identificar correctamente quién es el responsable, el encargado y el DPD permite:

• Establecer relaciones contractuales adecuadas con proveedores.
• Redactar textos legales claros, como políticas de privacidad y cláusulas de tratamiento de datos.
• Cumplir con los principios del RGPD en materia de transparencia y responsabilidad proactiva.
• Atender correctamente los derechos de los usuarios y las obligaciones frente a la AEPD.

Entender las diferencias entre responsable, encargado y delegado de protección de datos no es solo una cuestión técnica o legal: es una parte esencial de la gestión empresarial en entornos digitales. Cada figura tiene su función y su marco de actuación, y aplicarlas correctamente permite garantizar el cumplimiento normativo, proteger los datos personales y generar confianza entre los usuarios.

En Microlab Hard, ayudamos a las empresas a definir y organizar estos roles de forma clara, con soluciones adaptadas al entorno legal español y con el apoyo de profesionales especializados en privacidad y protección de datos. Si tu empresa trata datos personales y no tiene definidos estos perfiles, es momento de actuar. Contacta con nosotros sin compromiso.