La gestión de una comunidad de propietarios conlleva necesariamente el tratamiento de datos personales de sus comuneros. Entre los documentos que generan mayor debate desde la perspectiva de la protección de datos se encuentra el acta de la junta de propietarios, en la que se reflejan los acuerdos adoptados, la relación de asistentes y los propietarios representados. La cuestión se plantea cuando alguno de los comuneros solicita anonimizar o limitar la identificación de los asistentes, invocando su derecho a la privacidad.

Sin embargo, tanto la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) como la normativa europea de protección de datos (RGPD) establecen que la inclusión de los nombres de los propietarios asistentes es un tratamiento lícito, aunque deben evitarse excesos que comprometan la confidencialidad de los datos.

Fundamento legal del tratamiento

El artículo 6.1.c del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina que el tratamiento de datos personales será lícito cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento. En este caso, dicha obligación deriva del artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, que exige que las actas de las juntas incluyan:

“La relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.”

Por tanto, la base legitimadora del tratamiento no se encuentra en el consentimiento del interesado, sino en el cumplimiento de una obligación legal. Esto excluye la posibilidad de ejercer el derecho de oposición del artículo 21 del RGPD, aplicable solo a tratamientos basados en el interés legítimo o en el cumplimiento de una misión de interés público, pero no cuando la base jurídica es una obligación legal.

En consecuencia, el tratamiento de los datos personales (nombre y apellidos del propietario, piso o local y cuota de participación) en el acta de la junta es lícito y acorde a la ley.

Alcance del tratamiento: qué datos pueden incluirse

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su Guía para Administradores de Fincas, recuerda que la información que se refleje en las actas debe limitarse a la estrictamente necesaria para cumplir la finalidad legal de identificación y transparencia en la toma de decisiones. Así, resulta adecuado incluir:

• Nombre y apellidos del propietario o de su representante.
• Vivienda o local que representa.
• Cuota de participación, en su caso.

En cambio, no sería conforme al principio de minimización (art. 5.1.c RGPD) incluir datos ajenos a la finalidad del acta, como números de teléfono, direcciones personales, correos electrónicos o números de cuenta bancaria. La inclusión de estos datos constituiría un tratamiento excesivo y contrario a la normativa.

Acceso a las actas y deber de confidencialidad

Otro aspecto fundamental es la difusión de las actas. La AEPD señala que las actas deben ponerse a disposición únicamente de los propietarios, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Propiedad Horizontal. Cualquier comunicación o publicación de las actas fuera del ámbito de la comunidad (por ejemplo, en redes sociales o tablones accesibles a terceros) supondría una cesión ilícita de datos personales. La comunidad, como responsable del tratamiento, y el administrador de fincas, en su condición de encargado del tratamiento, deben garantizar que solo las personas legitimadas puedan acceder a la documentación, aplicando medidas de seguridad adecuadas según las recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

Derechos de los interesados en el ámbito de la comunidad

Los propietarios conservan sus derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación en relación con sus propios datos, pero deben ejercerse dentro de los límites derivados de la normativa de propiedad horizontal. Por ejemplo, no procede solicitar la supresión del nombre del acta, ya que constituye un dato necesario para cumplir la obligación legal del artículo 19 LPH.

En cambio, si se detecta un error en la identificación del propietario o en la vivienda representada, sí puede ejercerse el derecho de rectificación. Asimismo, la comunidad debe facilitar información sobre el tratamiento de datos a los comuneros, mediante cláusulas informativas incluidas en las convocatorias, actas o comunicaciones internas.
Para más detalles, puede consultarse la Guía de derechos de los interesados publicada por la AEPD.

Conclusión jurídica

La inclusión de los nombres y datos identificativos de los asistentes en las actas de las juntas de propietarios no vulnera la normativa de protección de datos, sino que constituye una obligación legal derivada de la LPH. No obstante, deben observarse los principios de minimización, confidencialidad y limitación de la finalidad, evitando incluir información innecesaria o difundir las actas fuera del ámbito de la comunidad.

La adecuada gestión de estos datos no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que refuerza la confianza y la transparencia entre los vecinos, objetivos esenciales en la convivencia comunitaria.

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