Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) no es algo que se haga una sola vez. Desde Microlab Hard sabemos que la protección de datos requiere un mantenimiento continuo para adaptarse a cambios en la empresa, la tecnología y la legislación. No basta con redactar una política de privacidad y olvidarse: es necesario revisar y actualizar regularmente los procesos, controles y documentación para garantizar la seguridad y cumplir con la normativa vigente.

Este enfoque preventivo no solo evita sanciones económicas, sino que genera confianza en clientes y proveedores, lo que es clave para la reputación y el crecimiento sostenible de cualquier negocio. En este artículo te explicamos por qué es imprescindible mantener activo el cumplimiento del RGPD y la LOPD y qué acciones conlleva ese mantenimiento.

¿Por qué no basta con una auditoría inicial?

El RGPD no establece una lista cerrada de obligaciones, sino un enfoque basado en el principio de “responsabilidad proactiva”. Esto significa que no solo debes cumplir con la norma, sino poder demostrar en todo momento que lo haces.

Una auditoría inicial es solo el punto de partida. A partir de ahí, la normativa exige mantener actualizada la documentación, revisar los tratamientos de datos, controlar los accesos, formar al personal, revisar las medidas de seguridad, firmar acuerdos con terceros (encargados del tratamiento), gestionar los consentimientos de forma verificable y atender a los derechos de los interesados con agilidad.

Cualquier cambio en la actividad de la empresa, como incorporar un nuevo software, empezar a captar leads mediante formularios o externalizar algún servicio, puede tener un impacto directo en el tratamiento de datos y exigir una revisión legal.

Análisis de los riesgos del tratamiento

Es obligatorio realizar un análisis sobre todos los tratamientos de datos realizados por el responsable (pacientes, proveedores, empleados, contactos…) que identifique los posibles riesgos para los derechos y libertades de los interesados, así como las medidas para mitigarlos. El análisis de riesgos es una evaluación sistemática que tiene como finalidad identificar las amenazas potenciales que pueden afectar a los datos personales tratados, valorar la probabilidad de que ocurran y el impacto que tendrían, y determinar las medidas de seguridad necesarias para prevenir o mitigar esos riesgos.

De acuerdo con el principio de responsabilidad proactiva, los responsables del tratamiento (ya sea un centro sanitario o un profesional que actúa de forma independiente) deben ser capaces de demostrar que aplican medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento de la normativa. Esto incluye la realización de un análisis de riesgos previo al tratamiento de datos, que deberá de estar documentado. Además, de forma periódica se deberán de revisar el análisis de riesgos y las medidas técnicas y organizativas implementadas, con la finalidad de actualizar su contenido y revisar su aplicación.

Este proceso debe formar parte del ciclo de vida del tratamiento de datos y actualizarse siempre que cambien las condiciones del tratamiento (nuevos servicios, herramientas digitales, incorporación de nuevos pacientes, etc.).

Riesgos de no mantener el cumplimiento actualizado

Ignorar esta obligación de mantenimiento continuo no solo pone en riesgo la confianza de clientes y usuarios, sino que expone a la empresa a sanciones económicas muy elevadas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha incrementado notablemente sus actuaciones en los últimos años, con sanciones que pueden alcanzar hasta los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual, en función de la gravedad de la infracción.

Más allá del aspecto económico, un fallo en el cumplimiento puede provocar reclamaciones, pérdida de reputación, cancelación de contratos con terceros o incluso problemas legales si se produce una brecha de seguridad.

¿Qué implica un buen mantenimiento del RGPD y la LOPD?

El mantenimiento del cumplimiento legal en materia de protección de datos incluye acciones prácticas y recurrentes, como:

• Revisión periódica del registro de actividades de tratamiento.
• Evaluación y actualización de las cláusulas legales en formularios, contratos, newsletters y demás puntos de recogida de datos.
• Control de los encargados del tratamiento y verificación del cumplimiento por parte de proveedores con acceso a datos personales.
• Supervisión de las medidas de seguridad técnicas y organizativas.
• Análisis de impacto cuando se introducen tratamientos sensibles o a gran escala.
• Registro y gestión de consentimientos, con trazabilidad.
• Formación continúa al personal para evitar errores humanos o malas prácticas.
• Gestión de solicitudes de derechos de acceso, rectificación, supresión, etc., dentro de los plazos legales.

Estas acciones deben documentarse adecuadamente, ya que el RGPD exige poder demostrar el cumplimiento en caso de inspección o denuncia.

Un enfoque preventivo y profesional

Delegar este mantenimiento en profesionales con experiencia es una forma eficaz de evitar errores, ganar tranquilidad y liberar a tu equipo interno de una carga que puede resultar compleja y técnica. Además, contar con asesoramiento externo permite aplicar criterios actualizados y reaccionar con rapidez ante cualquier cambio legislativo o requerimiento de la AEPD.

Desde Microlab Hard, ayudamos a empresas como la tuya a mantener el cumplimiento del RGPD y la LOPD de forma continua, práctica y adaptada a cada realidad empresarial. No se trata de complicar los procesos, sino de establecer una gestión responsable, sencilla y eficaz.

Si no estás seguro de si tu empresa sigue cumpliendo correctamente con la normativa de protección de datos, contáctanos. Revisaremos tu situación actual y diseñaremos un plan de mantenimiento que se ajuste a tus necesidades reales, sin complicaciones y con todas las garantías legales.