En el entorno digital actual, ninguna empresa está exenta de sufrir una brecha de seguridad que pueda comprometer su información: datos de clientes, empleados o proveedores, por ejemplo. Como establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las empresas tienen obligaciones específicas para gestionar este tipo de incidentes de manera eficiente y conforme a la normativa. A continuación, desde el Departamento Legal de Microlab detallaremos los pasos esenciales que toda empresa debe seguir en caso de sufrir un incidente que afecte a datos personales:

1. Detectar y evaluar la brecha

El primer paso es identificar la brecha de seguridad y su alcance. Según el tipo de incidente, una brecha puede conllevar:

• Acceso no autorizado a datos personales y, en su caso, divulgación.
• Pérdida o destrucción de datos.
• Alteración indebida de información.

Es fundamental actuar con rapidez para evaluar la naturaleza y el alcance de la brecha. Esto incluye determinar qué datos se han visto afectados, a cuántos interesados afecta y qué tipo de información estaba comprometida.

2. Notificar internamente y activar el plan de respuesta

Toda empresa debe contar con un procedimiento o protocolo de respuesta ante incidentes de seguridad. Este plan debe incluir:

• Procedimiento a seguir en caso de ciberincidente. Se puede designar un equipo de respuesta liderado por el delegado de protección de datos, si la empresa cuenta con esta figura.
• Informar inmediatamente al personal clave, como el responsable de seguridad de la información o la dirección.
• Coordinar las acciones necesarias para contener la brecha y limitar su impacto.

3. Notificar a la autoridad de protección de datos

El RGPD establece que las empresas deben notificar a la autoridad de protección de datos competente en un plazo máximo de 72 horas desde que se detecta la brecha, salvo que sea improbable que implique un riesgo para los derechos y libertades de las personas afectadas.

La notificación debe incluir:

• Descripción de la naturaleza de la brecha.
• Categorías y volumen de datos comprometidos.
• Medidas tomadas o previstas para mitigar el impacto.
• Detalles de contacto del delegado de protección de datos, en su caso.

4. Notificar a la autoridad de protección de datos

Si la brecha supone un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, la organización está obligada a informar directamente a los interesados afectados sin dilación indebida.

La comunicación debe ser clara y contener, al menos:

• Una descripción de la brecha.
• Posibles consecuencias de la brecha. Además, se pueden aportar algunos consejos sobre cómo mitigar posibles daños (como cambiar contraseñas o estar alerta ante intentos de phishing).
• Las medidas adoptadas por la empresa para resolver el problema.

Es importante que el lenguaje sea accesible y sin tecnicismos innecesarios.

5. Adoptar medidas correctivas

Además de gestionar la brecha, la empresa debe trabajar en prevenir incidentes similares en el futuro. Esto incluye:

• Revisar y fortalecer las políticas de seguridad.
• Implementar controles técnicos más robustos (como cifrado o autenticación multifactor).
• Formar al personal en buenas prácticas de protección de datos.

6. Documentación de la brecha

El RGPD exige a las empresas llevar un registro detallado de las brechas de seguridad, incluso aquellas que no requieran notificación. Este registro debe incluir:

• Fecha y hora del incidente.
• Descripción de los hechos.
• Acciones tomadas para mitigar el impacto.
• Resultados de las investigaciones internas.

Esta documentación es esencial para demostrar cumplimiento y puede ser requerida por las autoridades competentes.

En definitiva, actuar rápidamente y de manera organizada es clave para mitigar el impacto de una brecha de seguridad. Cumplir con las obligaciones del RGPD no solo evita sanciones legales, sino que también protege la reputación de la empresa y fortalece la confianza de los clientes.

Adoptar una postura proactiva frente a la seguridad de los datos personales es, hoy más que nunca, una responsabilidad ineludible para cualquier organización.

En Microlab, somos conscientes de la importancia de gestionar adecuadamente la protección de datos personales y el cumplimiento normativo en un entorno digital cada vez más complejo. Por eso, ofrecemos soluciones personalizadas para ayudar a las empresas a adaptarse a las normativas vigentes, optimizando sus procesos de seguridad y mitigando los riesgos asociados a brechas de datos. Si necesitas orientación o apoyo en la implementación de políticas de protección de datos o en la gestión de incidentes de seguridad, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte a proteger tu información y la de tus clientes.