El pasado 2 de diciembre fue activado por el Ministerio de Interior el nuevo registro de hospedaje y alquiler de vehículos, recogido en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre de 2021.

Aunque el registro de hospedaje es una obligación legal con décadas de historia, esta última modificación pretende adecuar su contenido al uso de las nuevas tecnologías, ampliamente asentadas en este sector.

Este registro conlleva necesariamente el tratamiento de datos de los clientes de toda clase de establecimientos relacionados con el hospedaje, por lo que tiene importantes implicaciones en materia de protección de datos.

¿Quién está obligado a llevar este registro?

Deberá llevar un registro de hospedaje cualquier persona, física o jurídica, que realice la actividad de hospedaje, entre otros:

• Establecimientos comerciales abiertos al público destinados a la hospedería, como hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos.
• Campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.
• Operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.
• Las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.

¿Qué información debe contener este registro?

Los sujetos obligados deberán llevar un registro informático en el que consten los datos de los huéspedes. Estos datos deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o la prestación contratada.

Una de las principales novedades es la actualización información que se debe recoger, que es más extensa. A los datos que ya se recogían anteriormente (como el nombre, apellidos, número de identidad, fecha de nacimiento, sexo o teléfono móvil), se suma la obligación de recabar información relativa al medio de pago (efectivo, tarjeta bancaria, plataforma digital de pago…) y la obligación de hacer constar el parentesco en caso de que algún viajero sea menor de edad.

Obligaciones de comunicación

Se deberá comunicar esta información a las autoridades competentes por medios electrónicos y de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas a partir de los siguientes momentos:

• Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
• Al inicio de los servicios contratados.

Para ello, la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior ha facilitado el sistema ses.hospedajes. Según afirma el Ministerio, esta aplicación simplifica y facilita las labores de procesado e integración de la información, ya que elimina los antiguos libros de registro que debían elaborar las propias empresas y los sustituye por la agilidad y funcionalidad de los modernos sistemas electrónicos de comunicación.

¿Y los sujetos que desarrollen estas actividades de manera no profesional?

Aquellos que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de la obligación de llevar un registro documental, aunque sí deberán comunicar esta información a las autoridades competentes.

Base legal del tratamiento

Cabe recordar que el tratamiento de datos personales derivado de la llevanza de este registro de hospedaje, así como la comunicación de los datos personales a las autoridades competentes, encuentra su base legal en el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

Por su parte, el tratamiento de los datos que realicen las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en el desempeño de sus respectivas competencias en el ámbito de prevención, detección e investigación del delito que tengan asignadas, se basa en una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.

En Microlab, entendemos que la digitalización es clave para el éxito en el sector del hospedaje y alquiler de vehículos, pero también somos conscientes de la importancia de proteger los datos personales de los clientes. Por eso, ofrecemos soluciones tecnológicas avanzadas que facilitan la gestión del registro de hospedaje, cumpliendo con las normativas vigentes como el RGPD y la LOPDGDD.

Si deseas saber cómo podemos ayudarte a mejorar tus procesos y asegurar el cumplimiento normativo, no dudes en contactarnos. ¡En Microlab estamos listos para ofrecerte soluciones personalizadas que protejan los datos de tus clientes mientras optimizan tu actividad!