En Microlab recibimos con frecuencia preguntas de empresas y profesionales que dudan sobre si realmente están obligados a cumplir con la Ley de Protección de Datos. Algunos piensan que solo afecta a las grandes compañías o a los negocios que manejan grandes bases de datos, mientras que otros creen que basta con instalar un antivirus o con avisar en la web de que se usan cookies.

La realidad es muy diferente: todas las personas y entidades que tratan datos personales están obligadas a cumplir con la normativa vigente en España, independientemente de su tamaño, sector o número de clientes. No importa si se trata de un despacho de abogados, una tienda online, un gimnasio, una peluquería, un colegio o un autónomo que ofrece servicios de formación.

El marco legal lo constituyen principalmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicable en toda la Unión Europea, y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que adapta el RGPD a la realidad española.

¿A quién afecta la normativa?

La Ley de Protección de Datos afecta a cualquier persona física o jurídica que realice un tratamiento de datos personales.

Por “datos personales” entendemos cualquier información que permita identificar a una persona, como, por ejemplo:

• Nombre y apellidos.
• DNI o NIE.
• Dirección postal o correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Datos bancarios.
• Imágenes o grabaciones de voz.
• Direcciones IP o identificadores online.

En consecuencia, la obligación de cumplir con la normativa recae sobre:

• Empresas grandes y pequeñas: desde una multinacional hasta una pyme familiar.
• Profesionales autónomos: abogados, asesores, diseñadores, formadores, entrenadores personales, etc.
• Entidades sin ánimo de lucro: asociaciones culturales, ONGs, fundaciones.
• Administraciones públicas: ayuntamientos, universidades, colegios profesionales.

Incluso si únicamente gestionas una pequeña base de clientes o un listado de suscriptores en tu página web, estás tratando datos personales y, por tanto, debes cumplir con la ley.

¿Qué implica cumplir con la Ley de Protección de Datos?

Cumplir con la normativa no es solo un trámite, sino un conjunto de obligaciones que garantizan la privacidad y los derechos de las personas. Entre las más relevantes se encuentran:

1. Principio de transparencia e información

Los interesados deben saber con claridad qué datos se recopilan, con qué finalidad, quién los gestiona, si se cederán a terceros y durante cuánto tiempo se conservarán.

Por ejemplo, en una tienda online debe informarse al cliente de que sus datos se utilizan para tramitar el pedido, emitir la factura y, en su caso, enviarle comunicaciones comerciales si lo autoriza.

2. Consentimiento válido

El consentimiento para tratar datos debe ser libre, informado, específico e inequívoco. Desaparecen los consentimientos tácitos (como casillas premarcadas en formularios).

3. Seguridad de los datos

Las empresas y profesionales deben aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la protección de datos contra accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones. Esto puede incluir:

• Contraseñas robustas y cambiadas periódicamente.
• Copias de seguridad.
• Cifrado de la información sensible.
• Control de accesos dentro de la empresa.

4. Contratos con proveedores

Si un tercero accede a los datos (por ejemplo, una gestoría que tramita nóminas o una empresa de hosting que almacena la web), es obligatorio firmar un contrato de encargo de tratamiento que regule la relación.

5. Registro de actividades de tratamiento

Las organizaciones deben documentar qué datos manejan, con qué fines, cómo se almacenan y durante cuánto tiempo. Este registro sustituye a la antigua obligación de inscribir ficheros en la AEPD.

6. Derechos de los interesados

Las personas tienen derecho a:

• Acceder a sus datos.
• Solicitar su rectificación o supresión.
• Limitar el tratamiento u oponerse al mismo.
• Solicitar la portabilidad de sus datos a otro proveedor.

Las empresas deben facilitar canales para atender estas solicitudes y responder en el plazo de un mes.

¿Qué ocurre si no se cumple con la normativa?

El incumplimiento puede tener consecuencias muy serias:

1. Sanciones económicas: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer multas que, en función de la gravedad, alcanzan hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual de la empresa. Aunque en la práctica, en pymes y autónomos suelen ser sanciones de miles de euros, siguen siendo cantidades muy relevantes.
2. Daños reputacionales: una brecha de seguridad o una sanción pública puede afectar gravemente a la imagen de una empresa.
3. Responsabilidades legales: en algunos casos, el mal uso de los datos puede dar lugar a reclamaciones civiles o incluso penales.

Ejemplo real: la AEPD ha sancionado a academias que enviaban comunicaciones comerciales a alumnos sin su consentimiento, o a comunidades de vecinos que publicaban listas de morosos en tablones accesibles para todos los residentes.

En la práctica

Imaginemos tres situaciones distintas:

• Un comercio local: aunque tenga solo una base de datos de 200 personas para mandarles ofertas por WhatsApp, necesita el consentimiento expreso de esas personas y un sistema para retirar ese consentimiento en cualquier momento.
• Un despacho de abogados: maneja datos especialmente sensibles de sus clientes y debe asegurarse de que todos los documentos estén protegidos, tanto en papel como en formato digital.
• Una academia de inglés: al gestionar matrículas de alumnos menores de edad, debe extremar las precauciones e informar del tratamiento de los daos a los padres o tutores.

En todos los casos, la obligación de cumplir con la normativa es incuestionable.

Cumplir como oportunidad

Aunque a veces se percibe como una carga, el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos también puede convertirse en una ventaja competitiva. Una empresa que gestiona la información de forma transparente y segura transmite confianza a sus clientes y demuestra profesionalidad.

Por eso, más allá de evitar sanciones, es importante entender que la protección de datos es un valor añadido en la relación con clientes, proveedores y empleados.

En definitiva, sí: es obligatorio cumplir con la Ley de Protección de Datos en España. No importa el tamaño de tu empresa ni el sector en el que trabajes. Lo que está en juego es la privacidad, la seguridad y la confianza de las personas.

En Microlab podemos ayudarte a analizar la situación de tu negocio, implementar las medidas necesarias y garantizar que tu actividad cumpla con la normativa, de forma práctica y adaptada a tus necesidades. Contacta con nosotros sin compromiso.