Tras más de quince años asesorando a empresas españolas en materia de protección de datos, en Microlab podemos constatar que muchas vulneraciones no nacen de ataques sofisticados, sino de fallos básicos y de falta de conocimiento de la normativa dentro de la organización.

Nuestra experiencia nos dicta que la prevención y la cultura interna son más eficaces que cualquier parche tras la vulneración. Por ello, a continuación, desarrollaremos los errores más frecuentes que nuestro departamento legal ha identificado durante los últimos años, así como las medidas prácticas para corregirlos.

Publicación de imágenes en internet

Uno de los fallos más habituales es la publicación de imágenes de empleados o clientes en internet sin evaluar el tratamiento. Fotografías usadas en redes sociales corporativas, campañas comerciales o incluso en perfiles internos se difunden con frecuencia sin analizar su base legal, finalidad ni duración. Las imágenes son datos personales (y, en ocasiones, merecen especial protección por identificar a menores) que requieren una base jurídica (como norma general el consentimiento informado y verificable) y una información clara al afectado. La Guía sobre el uso de imágenes de la AEPD recuerda que publicarlas sin estas garantías expone a la empresa a reclamaciones y sanciones.

Videovigilancia

El uso indebido de la videovigilancia es problema frecuente en las empresas. Muchas entidades instalan cámaras por motivos de seguridad, pero después emplean las grabaciones para finalidades secundarias (control de rendimiento, monitorización de empleados o difusión de imágenes). La Guía de Videovigilancia de la AEPD recuerda que el tratamiento debe estar justificado, limitado y comunicado mediante carteles informativos; además, deben adoptarse medidas de seguridad y limitar el acceso a las grabaciones. Incumplir estas exigencias ha dado lugar a numerosos expedientes y sanciones.

Enviar correos electrónicos sin ocultar sus destinatarios

Enviar correos masivos sin usar copia oculta (BCC) es uno de los problemas más frecuentes en materia de seguridad. La AEPD ha resuelto multitud de casos donde empresas mostraron a múltiples destinatarios las direcciones de terceros, vulnerando la confidencialidad de la información. Estas reclamaciones suelen finalizar en una sanción administrativa y un grave daño reputacional. El buscador de resoluciones de la AEPD recoge numerosos procedimientos relacionados con este tipo de errores. La buena práctica es activar la copia oculta para listas de varios destinatarios y, para el envío de comunicaciones comerciales, usar herramientas que gestionen consentimientos y bajas.

La copia de seguridad: principal arma para recuperar la información

La falta de copias de seguridad y de planes de respuesta ante brechas es un error clásico. Si una empresa sufre un robo, pérdida o rotura de equipos que contenían datos personales, no solamente perderían la información (lo que conlleva un incumplimiento de la normativa) sino que en muchas ocasiones no podrían continuar su actividad con normalidad. Organismos como INCIBE recomiendan implementar copias periódicas verificables, inventario de activos y procedimientos de notificación y contención de incidentes.

Acuerdos de confidencialidad

Otro error extendido es no formalizar acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores con acceso a datos personales. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos subrayan que el responsable debe asegurar que quienes tratan datos estén sometidos a acuerdos de confidencialidad o a un deber de secreto de naturaleza estatutaria.

El envío de publicidad sin base legal

El envío de comunicaciones comerciales sin base legal (sin consentimiento válido o sin una relación contractual previa) es una de las principales fuentes de sanciones. La legislación exige pruebas del consentimiento y un respeto estricto a las listas Robinson (listas de exclusión publicitaria). Además, el usuario debe disponer siempre de la posibilidad de retirar el consentimiento, por lo que una mala gestión del registro de bajas multiplica el riesgo de incumplimiento.

Recomendaciones prácticas

• Revisar políticas de imagen y redes: exigir consentimiento por escrito para uso publicitario y limitar la publicación a lo estrictamente necesario.
• Revisar el sistema de videovigilancia: revisar cartelería informativa, acotar campos de visión de las cámaras, revisar periodos de conservación y documentar acceso a grabaciones.
• Implantar herramientas de correo profesional y formación para evitar envíos con destinatarios visibles.
• Establecer un plan de copias de seguridad y respuesta a incidentes con pruebas periódicas de recuperación.
• Formalizar acuerdos de confidencialidad con empleados y documentar la formación en protección de datos.
• Revisar las bases jurídicas de las comunicaciones comerciales y mantener un registro de consentimientos.

Las medidas señaladas no sólo reducen el riesgo de recibir una sanción, sino que protegen la reputación y la confianza de los clientes.

Con nuestra auditoría y asesoramiento, transformarás el cumplimiento normativo en un activo para tu empresa, evitando que descuidos cotidianos deriven en graves conflictos legales. No permitas que la falta de protocolos internos o el desconocimiento del personal comprometan la seguridad de tu negocio.

Contáctanos y te ayudaremos a corregir estos errores frecuentes y a garantizar una protección de datos integral y verificable.